
Ein Blick auf die Entwicklungen in der Behördenlandschaft in Deutschland
Wenn man an Behörden in Deutschland denkt, sieht man schnell Bilder von überquellenden Aktenordnern, endlosen Formularen und dem berühmten „Bitte füllen Sie dieses Formular aus und senden Sie es per Fax zurück!“ vor Augen. Das digitale Zeitalter scheint hier oft weit entfernt zu sein. Doch dieser Eindruck ist nicht ganz zutreffend – die Realität ist weitaus vielschichtiger. Die letzten Jahre haben IT-Abteilungen in der Verwaltung und Entwickler:innen vor große Herausforderungen gestellt. Dabei wurden durchaus digitale Fortschritte erzielt, die die klassische Behördenarbeit auf den Kopf stellten – selbst wenn das Faxgerät noch nicht vollständig ausgedient hat. Leider.
Vom Faxgerät zum digitalen Formular: Ein steiniger Weg
Wer in der IT der öffentlichen Verwaltung tätig ist, kennt den Spagat zwischen technologischen Innovationen und traditionellen Arbeitsweisen. Das Faxgerät, ein Relikt der 1980er Jahre, ist nach wie vor ein häufig genutztes Kommunikationsmittel. Doch es ist mehr als nur ein technisches Überbleibsel – es symbolisiert die Beharrlichkeit traditioneller Behördenstrukturen im Angesicht moderner Technologien. Dennoch gibt es Fortschritte: Die Digitalisierung hat auch in Bereichen wie der sozialen Sicherheit Einzug gehalten. Projekte wie die Einführung elektronischer Akten im Justizwesen oder webbasierter Antragsformulare haben die Arbeitsweise vieler Behörden modernisiert. Doch das Faxgerät bleibt ein hartnäckiger Begleiter. Verdammt.
Das Onlinezugangsgesetz (OZG): Ein Meilenstein mit Hindernissen
Die große Hoffnung für die Digitalisierung der deutschen Verwaltung liegt im Onlinezugangsgesetz (OZG), das 2017 verabschiedet wurde. Ziel dieses Gesetzes war es, sämtliche Verwaltungsleistungen bis spätestens 2022 auch digital anzubieten – und das für Bürger:innen und Unternehmen gleichermaßen. Behörden wurden verpflichtet, ihre Services online verfügbar zu machen, um die Interaktion effizienter und moderner zu gestalten. Auch im Bereich der sozialen Sicherheit sollte die Digitalisierung durch dieses Gesetz einen echten Schub erhalten.
In der Umsetzung stieß das OZG jedoch auf Hürden. Während zahlreiche Behörden mittlerweile digitale Formulare anbieten, hinken andere noch hinterher. Oftmals werden bereits vorhandene Formulare einfach digital bereitgestellt. Zack – digitalisiert? Nicht wirklich! Schließlich bleiben die dahinterliegenden Prozesse einfach gleich. Keine Optimierung, keine Anpassungen. Im Bereich der sozialen Sicherheit steht also noch viel Arbeit an. Hier setzt auch virtual7 an: Mit Projekten, die Prozesse analysieren, optimieren und eine stärkere Vernetzung von Systemen fördern. Es geht dabei nicht nur um digitale Anträge, sondern auch um Datenschutz, IT-Sicherheit und die Integration neuer Technologien in bestehende Strukturen.
E-Government: Die Vision einer papierlosen Verwaltung
Die Vision von E-Government –Verwaltung ohne Papierkram – ist längst kein Traum mehr. Zahlreiche Programme ermöglichen es Bürger:innen und Arbeitssuchenden, ihre Anliegen digital zu erledigen. Doch der Weg dahin war steinig: Alte Technologien, fragmentierte Systeme und die Komplexität rechtlicher Vorgaben machten die Transformation schwierig. Moderne Microservices und digitale Lösungen treffen auf veraltete IT-Systeme, die nur schwer zu warten oder zu ersetzen sind. IT-Abteilungen arbeiten daran, diese Systeme zu vernetzen und Daten sicher zu verarbeiten, doch in der Praxis gibt es weiterhin handschriftlich ausgefüllte Formulare, die eingescannt oder gefaxt werden.
Das Behördensystem: Ein Labyrinth aus Bürokratie
Ein Blick in die IT-Abteilungen deutscher Behörden offenbart ein wahres Bürokratie-Labyrinth. Es gibt unzählige Programme, die auf den ersten Blick alle das gleiche Ziel verfolgen – Bürger:innen zu helfen und Prozesse zu optimieren. Doch bei näherer Betrachtung haben sie alle ihre Eigenheiten, ihre eigenen Datenbanken und ihre eigenen Bedürfnisse. Es ist, als würde man in einem gigantischen digitalen Netz von Systemen arbeiten, die sich ständig verändern und an die neuesten rechtlichen Vorgaben angepasst werden müssen. Und dann gibt es noch die Verwaltungssoftware, die in einem Wirrwarr von Vorschriften, Compliance und Sicherheitsanforderungen navigiert werden muss.
Digitalisierung: Fortschritt mit angezogener Handbremse
Trotz spürbarer Fortschritte bleibt die Digitalisierung in vielen Bereichen zäh. Aber mal ehrlich, welche IT-Abteilung hat nicht das Gefühl, gegen Windmühlen zu kämpfen? Die Behörde, die an einem Punkt die Digitalisierung vorantreibt, schleppt gleichzeitig Altlastenwie alte Software, langsame Internetverbindungen und nicht zuletzt Faxgeräte und jahrelang ausgeübte analoge Prozesse, die nur schwer aus den Köpfen zu bekommen sind, mit sich rum. IT-Abteilungen kämpfen hinter den Kulissen mit diesen Herausforderungen, während sie gleichzeitig immer höhere Erwartungen an die Geschwindigkeit der Digitalisierung erfüllen sollen.
„I don’t give a fax!“ – das Faxgerät ist ein Symbol für die Hindernisse auf dem Weg in eine digitale Zukunft.
Ein Blick in die Zukunft
Vielleicht wird das Faxgerät irgendwann nur noch in Geschichtsbüchern auftauchen. Bis dahin bleibt die Digitalisierung eine Mischung aus Papier, Fax und digitalen Ansätzen. Doch es gibt Hoffnung: Die Vision einer modernen, vernetzten und effizienten Verwaltung ist greifbar – und IT-Spezialist:innen aus allen Bereichen arbeiten daran, diese Realität zu schaffen. virtual7 wird weiterhin seinen Beitrag leisten, um alte Strukturen aufzubrechen und digitale Lösungen für die Verwaltung zu entwickeln. Vielleicht lachen wir eines Tages über die Zeit, als Papierstapel und Faxgeräte die Behördenwelt bestimmten – und feiern eine wirklich digitale Zukunft.