Unser Workshop-Angebot

KI-Potenzial-Workshop

Ein Chatbot für den Bürgerkontakt, eine künstliche Assistenz für die Sachbearbeitung, automatische Dokumentenklassifikation: Die Ideenliste wächst schneller als die verfügbaren Projektkapazitäten. Welcher Vorschlag löst dabei tatsächlich ein drängendes Problem? Und bei welchem übersteigen der Integrationsaufwand und Prüfbedarf die erwartete Entlastung? Ein guter Einstieg beginnt mit einer begründeten Auswahl. 

Wo kann KI Ihre Verwaltung wirklich sinnvoll unterstützen?

LEITGEDANKE

„Wir beginnen mit einem konkreten Problem in unseren Prozessen und prüfen anschließend, ob und wie KI unter unseren Rahmenbedingungen einen sinnvollen Beitrag leisten kann.“

Problem und Ausgangslage 

Oft denkt man: „Wir haben jetzt KI – wo könnten wir das einsetzen?“ Besser wäre: „Dieser Arbeitsschritt dauert sehr lange oder verursacht viele Fehler – kann KI dabei helfen?“

Eine KI-Demo kann beeindruckend funktionieren. Das bedeutet aber noch nicht, dass sie im Arbeitsalltag wirklich Zeit oder Geld spart. Außerdem muss geklärt werden: Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht? Wie viel Wartung und Kontrolle ist notwendig? Eine KI-Anwendung braucht beispielsweise Zugriff auf bestimmte Unternehmensdaten und muss eventuell mit vorhandener Software verbunden werden.

Außerdem muss klar sein, wer für die KI verantwortlich ist. Fehlt das, bleibt es bei einem kleinen Testprojekt, das nie richtig in den Arbeitsalltag integriert wird. Wenn ein Arbeitsprozess bereits schlecht organisiert ist, sollte man ihn nicht einfach mit KI automatisieren. Sonst hat man am Ende einen schlechten Prozess + zusätzliche KI-Technik und damit möglicherweise sogar mehr Probleme.

Was wir im Workshop gemeinsam klären

Wir beginnen bei Ihren Aufgaben und Prozessen: Wo werden Informationen gesucht, Dokumente wiederholt geprüft oder Daten manuell übertragen? Gemeinsam identifizieren wir konkrete Verbesserungspotenziale, entwickeln daraus mögliche Anwendungsfälle und grenzen die Aufgabe der KI präzise ein. Dabei betrachten wir beispielsweise Wissenserschließung, Dokumentenverarbeitung und Assistenz sowie die KI-gestützte Unterstützung einzelner Prozessschritte.

Die Anwendungsfälle bewerten wir nach fachlichem Nutzen, Datenverfügbarkeit, technischer Machbarkeit, Integrationsaufwand und organisatorischen Voraussetzungen. Dabei prüfen wir bewusst auch einfachere Alternativen wie Prozessvereinfachung oder regelbasierte Automatisierung.

Für einen geeigneten Piloten definieren wir anschließend den Einsatzrahmen, die erforderliche menschliche Kontrolle, messbare Erfolgskriterien sowie Bedingungen für eine Fortsetzung oder einen Abbruch.