Karlsruhe
Teilzeit
Team Lead Office Management (m/w/d)
DEINE MISSION
Als Team Lead Office Management (m/w/d) in unserem Core Cluster Corporate Support – in Teilzeit mit max. 32 Std./Woche – sorgst du nicht nur für reibungslose Abläufe im Arbeitsalltag, sondern gestaltest aktiv eine positive Arbeitsatmosphäre, förderst das Miteinander im Team und begleitest die Weiterentwicklung deiner Kolleg:innen – stets im Einklang mit unseren Werten und unserer responsiven Organisationsstruktur.
Deine Aufgaben im Bereich Office Management:
- Als Teil unseres Core Clusters Corporate Support bei ONEvirtual7 gestaltest du aktiv ein optimales Arbeitsumfeld für unsere Kolleg:innen und sorgst für eine Feel-Good-Arbeitsatmosphäre.
- Du bearbeitest Postein- und -ausgang, koordinierst die Telefonzentrale, organisierst Geschäftsreisen sowie Weiterbildungen und kümmerst dich um Büroorganisation und Bestellungen.
- Du empfängst Gäste, betreust unsere Besprechungsräume und unterstützt bei der Budgetplanung.
- Du packst auch bei Aufgaben außerhalb deines festen Aufgabenbereichs mit an – mit einem lösungsorientierten Mindset und dem Blick für das große Ganze.
Deine Aufgaben im Bereich Team Development & Legal Administration:
- Du stärkst Motivation, Eigenverantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten deiner Kolleg:innen im Sinne unserer responsiven Organisationsstruktur.
- Du stellst durch regelmäßigen Austausch, Feedback und Entwicklungsgespräche die individuelle Performance deiner Kolleg:innen sicher.
- Du schaffst eine positive Teamatmosphäre und förderst aktiv den Zusammenhalt im Cluster und die Teamentwicklung.
- Du triffst arbeitsrechtlich fundierte Entscheidungen – z. B. bei Einstellungen, Gehaltsanpassungen oder disziplinarischen Maßnahmen.
- Du bist Vorbild für unsere Unternehmenswerte.
DAS IST UNS WICHTIG
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Erfahrung im Office Management / Assistenztätigkeiten
- Erfahrung in der disziplinarischen und fachlichen Führung, sowie in der Weiterentwicklung von Mitarbeiter*innen
- Erfahrung in der Moderation & Durchführung von Workshops
- Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Lust auf eigenverantwortliches Arbeiten
- Professionelles Auftreten sowie eine freundliche und motivierende Persönlichkeit und Kommunikationsweise
- Interesse und Spaß daran, Veränderungen zu begleiten, Prozesse zu hinterfragen und neue Wege zu gehen
- Fließende Englischkenntnisse
Freu dich auf
Weiterbildungsbudget
Verwende dein jährliches Weiterbildungsbudget, um deine persönliche und berufliche Entwicklung voranzutreiben. Unsere Mentoren und Coaches unterstützen dich bei der Integration unserer Unternehmenswerte und -kultur.
Erfolgsbeteiligung
Bei uns profitierst du von einer Erfolgsbeteiligung, die zu Bonuszahlungen von bis zu 200% führen kann. Zudem kannst du deine Bonuszahlungen und Überstunden in Sachleistungen wie Gutscheine, Freizeitevents oder Tankkarten umwandeln.
Family First
Durch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, remote zu arbeiten kannst du Beruf und Familie optimal vereinen. Erhalte einen Kindergarten-Zuschuss für nicht schulpflichtige Kinder. Zu unseren Feiern sind auch Partner und Kinder herzlich eingeladen.
Workation
Je nach Betriebszugehörigkeit und Projektsituation kannst du bis zu zwei Monate im Jahr flexibel von einem Urlaubsort in Deutschland, der EU, UK oder der Schweiz aus arbeiten.
Hardware-Budget
Wähle die Geräte und Tools, die deinen Workflow optimal unterstützen und für deine persönliche Zufriedenheit sorgen. Zusätzlich bekommst du bei uns ein Mobiltelefon, das du auch privat nutzen kannst.
Sport
Mache mit bei gemeinsame Aktivitäten wie B2Run, Biken oder Squash mit Kolleg:innen. Sportliche Angebote begleiten auch das Rahmenprogramm unserer internen Veranstaltungen.
Podcast
So einfach ist eine Bewerbung bei uns!
In dieser spannenden Folge enthüllen wir den Bewerbungsprozess und die Veränderungen durch Corona. Wir erzählen euch wie wir Bewerber:innen auswählen und geben Einblicke in die Auswahlkriterien. Traut euch und werft ein Blick hinter die Kulissen.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Wie genau sieht der Bewerbungsprozess bei euch aus?
Den gesamten Prozess mit Angabe zur durchschnittlichen Dauer zwischen den Prozessschritten findest du hier.
Welche Unterlagen soll meine Bewerbung enthalten?
Für die Bearbeitung deiner Bewerbung benötigen wir deine vollständigen Kontaktdaten und deinen lückenlosen Lebenslauf. Optional freuen wir uns über dein aussagekräftiges Anschreiben, Zeugnisse und Tätigkeitsnachweise. Damit erlaubst du es uns, dich vorab etwas besser kennenzulernen.
Wie bewerbe ich mich?
Du hast die Möglichkeit direkt im Stellenangebot auf “Jetzt bewerben” zu klicken und wirst dann an unser Bewerbermanagementsystem “onlyfy” weitergeleitet.
Oder du schickst uns einfach eine Mail an jobs@virtual7.de. Füge gerne deine vollständigen Unterlagen bei!
Worauf muss ich mich im Interview vorbereiten? Gibt es einen Test?
Wir legen großen Wert darauf, dass unsere Gespräche auf Augenhöhe sind und unsere Unternehmenskultur widerspiegeln. Ein „Interview“ wirst du daher nicht bei uns vorfinden, sondern ein lockeres Gespräch zu deinen Wünschen und unseren Möglichkeiten. Wir freuen uns trotzdem, wenn du direkt Fragen mitbringst, die dir auf dem Herzen liegen.
Für manche Positionen kann es eine Aufgabe geben, die du vorbereiten sollst. Hierzu geben wir dir aber frühzeitig Bescheid.
Wie funktioniert das Videointerview?
Mit der Einladung erhältst du detailgenaue Informationen und Hinweise zum Videointerview. In der Regel finden die Gespräche über Microsoft-Teams statt. Einen entsprechenden Teilnahme-Link findest du in deinem Einladungsschreiben.
Hier noch ein paar Tipps vorab:
- – Du kannst mit deinem Teilnahme-Link den Zugang zum Termin jederzeit ohne Bedenken testen.
- – Die Teilnahme ist generell mit einem Smartphone, Tablet oder Laptop/PC mit Kamera möglich.
- – Der Zugang zu Microsoft-Teams ist entweder über den Browser (Empfehlung: Chrome) oder die Teams-App möglich. Die App muss vorab über den App-Store oder Google Play heruntergeladen werden (eine Registrierung ist bei beiden Varianten nicht notwendig). Für die Teilnahme am Smartphone muss die App heruntergeladen sein.
Kann ich meine Bewerbung auch zurückziehen?
Natürlich kannst du jederzeit deine Bewerbung zurückziehen und deine Daten löschen lassen. Diese Option findest du in deinem Bewerberprofil. Das Löschen deines Profils bewirkt gleichzeitig auch einen Rückzug der Bewerbung.
Da es uns als Unternehmen, wichtig ist zu lernen und besser zu werden, lass uns gerne deine Beweggründe für den Rückzug wissen.
Kontakt
Du hast Fragen zum Job? Melde dich bei mir.
